У вас завалы на работе? Это всё потому, что вы тратите время на совершенно ненужные занятия. Поверьте, перестав это делать вы удивитесь: завалы исчезнут!
Безусловно, электронная почта возродила эпистолярный жанр, и теперь львиную долю рабочего времени мы проверяем почту, отвечаем на письма и пишем их деловым партнерам. В качестве "бонуса" — удаляем бесконечный спам. Но нужно ли на самом деле так часто кликать иконку "обновить"? Если письмо пришло, это автоматически отобразится в вашем почтовом ящике. Настройте уведомления на рабочий стол. Кстати, некоторые почтовые сервисы предлагают смс-информирование. Если для вашей работы жизненно необходимо мгновенно отвечать на электронные письма, эта услуга для вас.
Похитители времени
Вы удивитесь, узнав, как много времени утекает сквозь пальцы. Предположим, ваш рабочий день начинается в 9:00. Лично вы начинаете работать в 9:00 или только включаете компьютер в это время? Можно провести несложный эксперимент и выяснить, сколько часов в день вы действительно работаете. Что вы делаете на рабочем месте помимо работы? Отвечаете на смс подружкам и личные звонки, смотрите рецепты в интернете, пьете чай с коллегами, болтаете с подружкой — список можно продолжать очень долго. В итоге работа скапливается, и в 18:00 вы даже не думаете покидать офис — что неудивительно при таком "насыщенном" дне. Во многих зарубежных компаниях эффективность сотрудников оценивают по тому, на сколько они задерживаются на рабочем месте. Если не успевают закончить дела к окончанию рабочего времени, значит, не справляются с обязанностями. Существует даже термин "похитители времени". Сюда, например, относятся социальные сети. Замечали, как бежит время, когда вы просматриваете очередные 150 новостей своих виртуальных друзей? Если вы являетесь хозяином своего времени, то никакой интернет не сможет украсть его.
Прокрастинация — это бич XXI века. Это мудреное научное слово означает откладывание дел на потом. Правда, знакомо? Психологи не считают это ленью. Мы осознаем всю важность дел, но вместо этого решаем проверить еще разок почту, посмотреть, не написал хоть кто-нибудь смс. Причины могут быть разными. Например, отсутствие желания и интереса или временных рамок. Жесткий дедлайн заставляет человека мобилизоваться и выдать качественный результат (вспомните ночь перед экзаменом, когда даже самый нерадивый студент понимает, что откладывать уже дальше некуда, впереди — только экзамен и суровый профессор). Согласно теории управления временем, все дела необходимо разделять на четыре категории: важные и несрочные, важные и срочные, неважные и срочные, неважные и несрочные. Психологи говорят, что большую часть времени мы уделяем последней категории — неважным и несрочным. Как итог — на важные дела не остается ни времени, ни сил.
Попробуйте жестко контролировать время, которое вы проводите на любимом форуме. Сколько минут, часов в день? А в неделю? Вам по-прежнему хочется поболтать с незнакомой Машей, которая вполне может оказаться Дашей или Петей?
Что нужно помнить
1. Умение переключаться поможет вам расслабиться и разгрузить серое вещество. 5-минутный перерыв особой погоды не делает, но позволяет вам устать меньше, что особенно ценно после напряженного трудового дня. Чередуйте разноплановые дела.
2. "Если деньги и время не планировать, они утекают сквозь пальцы", — народная мудрость как всегда права. Не перегружайте свою память, пользуйтесь ежедневником. Ставьте реальные сроки и планируйте дела в соответствии с их важностью. Решите, что по-настоящему важно, а что может подождать. Начинайте день с самых трудных и сложных дел, это сделает оставшуюся часть 8-часового рабочего дня приятной. В этом случае вы не будете тянуть время, чтобы еще чуть-чуть не делать то, что вам не очень хочется, но нужно. Ставьте перед собой не только задачи, но и цели, и обязательно их записывайте. Если вы записываете дела, это увеличивает продуктивность на четверть. И это не реклама ежедневников, а необходимый атрибут делового человека, который ценит свое время.
3. Иногда полезно прийти на работу в свой законный выходной, чтобы расправиться с текущими делами. Например, после отпуска или перед сдачей важного проекта. Всего пару часов избавят вас от стресса, что "вы ничего не успеваете, и у вас гора дел". В спокойной обстановке (не думаем, что желающих поработать в выходные много среди ваших коллег) вы сконцентрируетесь и быстро приведете все в порядок, чтобы начать рабочую неделю без вороха незаконченных дел.
4. Учитесь говорить "нет". Если у вас сдельная оплата труда, не стоит набирать себе заказов, с которыми вы заведомо не справитесь. Оценивайте свои силы и возможности адекватно. Ведь чем меньше работы, тем больше удовольствия она приносит. В противном случае можно и "перегореть".
5. Оценивайте свою работу не по количеству затраченного времени, а по результатам. Понаблюдайте за успешными людьми. Они действительно много работают, но при этом и успевают немало.
6. Наведите порядок на рабочем столе вашего компьютера. Если вы тратите полчаса, чтобы найти важный документ, неудивительно, что вы ничего не успеваете. Всегда ставьте тему письма, это экономит не только ваше время, но и чужое. Хаос на рабочем месте порождает хаос в голове, последствия которого гораздо хуже. Творческий беспорядок — это красивая метафора, не более того.
7. Управление временем — это инвестиция в вашу дальнейшую карьеру. Оценивайте рутину как путь к цели, а не как еще один никому не нужный отчет.
8. Режим дня хорош не только для детей. Если вы не выспались, по-настоящему сложно выполнить все задачи, которые вы наметили.
9. Только вы знаете, какая мотивация для вас лучше всего. Это может быть все что угодно — поход в магазин, просмотр фильма и день в SPA-салоне. Если в вашем ежедневнике все дела зачеркнуты, побалуйте себя.
10. Планировать слишком много так же плохо, как и не планировать вовсе. Оценивайте свои силы реалистично. Не стоит думать, что чем больше дел вы запишите в ежедневнике, тем быстрее их сделаете. Если в прошлом году вы подготовили ежеквартальный отчет за неделю, не рассчитывайте, что в этом году вы закончите его за три дня.
И напоследок. Скажите "нет" постоянному стрессу на работе. Выбор есть всегда, и только от вас зависит — работать, лениться или откладывать все на потом. Если вам не понравится жить по плану, вы всегда сможете вернуться к привычному авралу. Может быть, вы входите в число тех "счастливчиков", которые эффективно работают только в предельно сжатые сроки.
Если всё же дела наваливаются одно за другим и рабочий стол (или ежедневник, планировщик) постепенно превращаются в месиво задач и проектов, нет ни конца, ни края, и кажется, что работаю только я один и уже не помогает ни Тайм-менеджмент, ни что-то другое, то причина может быть в том, что либо ты трудоголик, либо у тебя отсутствует доверие к окружающим.
Попробуй задать себе такой вопрос: "Почему у меня постоянно завал на работе?". Составь список причин. Скорее всего он будет выглядеть так:
- Потому что я самый ответственный в компании;
- Потому что я самый трудолюбивый в компании;
- Потому что я больше всех знаю;
- Потому что никто не сделает это лучше меня;
- Потому что это слишком ответственная работа, чтобы её доверить кому-то;
- Потому что у меня все дела важные и срочные.
Ну как-то так. Как минимум 3 моих пункта совпадают с твоими, верно? А теперь посмотри внимательно на этот список и задай себе такой вопрос: "Что будет, если я избавлюсь от половины этих пунктов?".
Очищение от "тараканов в голове".
Может быть ты -
трудоголик? Я конечно не врач и не психолог, но все может быть.
Трудоголизм - это по сути болезнь, работа ради работы или совершения действия. Трудоголик получает удовольствие от процесса выполнения работы, а не от результата.
Трудоголи́зм — просторечное наименование чрезмерного трудолюбия.
Трудоголизм проявляется в восприятии работы как единственного (или максимально значимого) средства самореализации, достижения признания, получения субъективного удовлетворения от жизни. Для трудоголика работа стоит на первом месте в жизни, оставляя позади все остальные аспекты: личную жизнь, семью, развлечения, общественную деятельность. Если раньше на трудоголизм смотрели хотя и иронически, но, в целом, одобрительно (отношение характеризовалось выражениями типа: «вот с кого должны брать пример все остальные», «он упорно работает, он многого добьётся»), то в последние десятилетия психологи отмечают, что трудоголизм не безобиден.
Сам по себе
трудоголизм может быть признаком психологического неблагополучия (человек «прячется в работу» из-за неумения общаться с окружающими, для ухода от своих проблем).
Трудоголики своим неумеренным стремлением как можно больше работать вредят себе и окружающим. Перерабатывание может приносить вред в чисто медицинском смысле: его следствием является хроническое переутомление, стресс, а значит и психические и соматические заболевания. Кроме того, социальные проблемы, возникающие из-за того, что трудоголик не уделяет достаточного внимания «внерабочим» делам и общению с близкими, могут ударять не только лично по нему, но и по другим людям.
Выявление причин.
Если ты
трудоголик, то обратись к врачу. Если ты не трудоголик, то основная причина твоей проблемы - Доверие только себе, вернее
отсутствие доверия к окружающим (коллегам, подчиненным).
Что такое доверие? Доверие (между людьми) - это уверенность что кто-то поведёт себя в определённых делах определённым образом (или не поведёт).
Что тебе даст Доверие?
Когда ты начнешь доверять своим коллегам, сотрудникам, у тебя появится возможность доверять им часть своей работы. И ты сам удивишься как это Здорово!
Что даст твоё Доверие коллегам и сотрудникам? Когда ты начнешь Доверять им, то у них появится Доверие к тебе, Ответственность, Соучастие в общем деле. Нет ничего более мотивирующего человека к работе, чем Доверие со стороны руководителей, коллег.
Ты можешь мне не верить, но я проверил это на себе и Это РАБОТАЕТ. Обстановка взаимного доверия благотворно влияет еще и с точки зрения работы в команде.
Подумай, проверь на практике. Удачи тебе и Доверия :)